未来業務は将来的に重要になる可能性の高い業務を見越して先取りして行う行医務です。
業務の全体を分類すると基本的には「現在業務」と「未来業務」の2種類があります。
現在業務は「やらなくてはいけない事」で未来業務は「やったほうがいい事」だと考えていただければわかりやすいと思います。
経験した事がある人も多いと思いますが、やったほうがいい事を早めに処理しておくと後で楽になりますし、生産性が上がるため同じ仕事量でも高い成果を上げる事ができます。
そして、効率を上げる事によって減少した現在業務にかかる時間によって、空き時間が増えるので、その時間で未来業務をする事で収穫加速の法則のように生産性が向上していきます。
現在業務と未来業務の具体例
現在業務
現在業務は優先度が高い業務で「重要度が高く」「緊急度が高い」ものが該当します。
具体的には
体調がとても悪いので急いで病院に行くような状況が現在業務に分類されます。
早急に改善しないと命に係わる可能性もあるため「重要度が高く」「緊急度も高い」です。
日本では特に重症な患者のために救急車を用意し誰でも「119」番通報する事で利用できます。
※ロックのかかった携帯電話でも「110」「119」などの緊急ダイヤルは操作できる機種が多いです。
また、近年減少傾向にある公衆電話でも非常回線の赤いボタンを押すことでお金をいれなくても無料でつながるなど、公共施設でもその重要性が考慮されています。
未来業務
未来業務は優先度は低いが重要な業務で「重要度が高く」「緊急度が低い」ものが該当します。
具体的には
虫歯ができてしまい歯医者さんに行くような状況です。
早急に改善しなくても命に係わる可能性は低いためついつい後回しにしてしまいがちですが、そのままにしておくと被害が広がってしまうため早期治療が望ましいので「重要度が高く」「緊急度が低い」です。
できる人とできない人の差
俗にいう仕事の「できる人」と「できない人」の違いは未来業務をどれだけやっているのかの違いが大きいです。
仕事の優先度を把握して先回りして仕事をこなすような用意周到な人は周囲から「あの人と一緒に仕事したい」「あの人なら安心して仕事を任せられる」などの評価を受けます。
このタイプの人は実際に業務が流れに乗り出すまでにある程度の段階までの段取りができているので、動き出したらその進行状況の確認するのが主な仕事になります。また、遅延が発生した際にはバックアップ体制が十分に取れるのも強みですし多少ミスをしてもリカバリーする時間が十分にあります。
反対に現在業務に追われるタイプの人は、締め切り間際に慌てて準備をするため妥協点ぎりぎりの完成度となる事も多く全体的にクオリティーが低い傾向があります。
中には締め切りに間に合わせるためには自分の力だけではどうしようもなくなってしまい、土壇場になって周囲を巻き込んでしまうお騒がせなタイプもいます。
また、現在業務に追われるタイプの人はミスをするとリカバリーする時間が確保できないため、周囲の人間がサポートに回る事が多くなってしまう傾向があります。
そのため周囲からは「一緒に仕事をしたくない」「大切な仕事はまかせられない」などの評価を受けてしまいます。
このようなできる人とできない人の差は空いた時間になにをしているのかの差が大きいです。
夏休みの宿題を思い出してもらえればわかりやすいと思います。
夏休みの長期間の休日に宿題が出されますがその進行状況は人によって大きく異なります。
現在業務に追われるタイプの人は夏休みの終わりが見えてきたころに動き出して慌てて宿題を始めます。
ぎりぎり終われば優秀な方で、親に手伝ってもらう人や宿題が終わらずに始業式を迎える人も多いです。
未来業務ができている人は夏休みが終わる頃には終わった宿題をひとまとめにして忘れ物がないように準備をしています。
社会に出てからの未来業務
学生時代はテストの点数という絶対評価が基準となっていましたが、社会に出ると数字にあらわれない能力が必要とされる事が多くなるため、相対評価へと評価方法が変化していきます。
そのため、基準は他者よりも優秀かどうかの判断となってしまいます。
例えば
1週間程度の猶予がある仕事があると過程します。
- Ａさん
仕事を任せると期限ぴったりに最低限の仕事が終わっている - Ｂさん
仕事を任せると進捗状況の報告と方向性の確認の連絡が行われ提出期限の前日には想定以上の完成度の仕事が終わっている
このようなＡ・Ｂさんがいる場合の評価の具体例は
- Ａさん
社会人になったら提出期限を守らない人は問題外、言われたことを言われただけしかやらない最低ラインの人材 - Ｂさん
任せておけば安心できる人材、優先的に仕事を依頼したい
このような評価になると思います。
しかし、ＡさんよりもＢさんの方が仕事をしている時間が長いため、ＢさんよりもＡさんの方が多くの仕事を任されるほど忙しくて優秀なのではないか？Ｂさんは暇だからそんな事ができるのでは？と思う人もいると思います。
社内全員が常に100％稼働していて余裕もなく昼休みもまともに取れないような職場の場合は確かにそうかもしれませんが、そのような会社は将来性を考えると不安にがある会社なので転職を視野に入れたほうが良い可能性が高いです。
基本的には空き時間の差がＡ・Ｂさんの仕事の効率に影響を与えます。
具体例をあげると、
デスクが散らかっている人と整理整頓されている人では資料を探すのにかかる時間が違うのは目に浮かぶと思います。
他にも作業効率を上げるための工夫は業務内容によって様々なものがあると思います。
つまり、生産性を上げるための下準備がしっかりとできている人は未来業務ができています。
Ｂさんは空き時間にやったほうが良い事をコツコツと進める事ができるためAさんと差ができてしまいます。
大企業と中小零細企業
未来業務は特にビジネスにおいて重要なため未来業務をどれだけできるかで生産性が大きく変わります。
積極的に設備投資を行っていた大企業は技術発展と共に日々作業の効率化が図られたため大企業と中小企業の作業効率が大幅に異なってしまいました。
そのため、大企業の販売価格が中小企業の原価よりも安くなってしまう事もあるほどです。
特に近年は人工知能（AI）を導入するなどの機械化（オートメーション化）が進んでいるため設備投資を行える資金力があるような組織はますます発展していくと予想されるので、この差は広がっていく事が予想されます。
また、テレワークのようなリモートワークを導入する際も十分な設備投資ができていない中小零細企業には厳しいです。
デジタル化が進んでいない会社の中にはパソコンを使える人材がいない組織もありますが、そのような会社は経営悪化が心配されます。
そして、未来業務ができるような先を見通せる人材はそのような組織には定着しなかったり非協力的な傾向が強いです。
まとめ
現在業務は緊急度が高くて重要な業務です。
もちろん現在業務は優先的に処理しなくてはいけませんが、現在業務が常にある事は基本的にはありません。
そして多くの人は現在業務が終わったら重要度が低く緊急度が低い業務をしてしまっています。
そこで第二領域思考と呼ばれている重要度が高く緊急度が低い業務を進んでやる人は将来のために必要な事を理解していて、そのために行動しているので少しずつ確実に効率を上げていくので生産性が高いため、仕事以外の時間も充実して過ごしている人が多いです。
反対に現在業務が終わると暇だと思っているタイプの人は「やったほうがいいことすらわからない」状況の人である可能性もあるため将来が不安になるような生活をしている人も多いです。
イソップ童話の「アリとキリギリス」はこの良い例です。
アリが夏の間に冬に備えて食料を集めている間にキリギリスは歌ったりヴァイオリンを弾いていました。
やがて冬が来た時、備えをしていなかったキリギリスは飢え死にしてしまいます。
人である私たちで例えるならば、若いうちから老後資金を蓄えていた人は老後の生活はなんとかなりますが、将来のことを考えずに遊んでいた人は老後に苦労する可能性が高いという事になってしまいます。
鈴木 歩（すずき あゆむ）
